“El diablo está en los detalles”: la importancia de hacer una revisión exhaustiva de todos los documentos de la licitación.

Los contratos estatales son una gran oportunidad para los empresarios que desarrollan proyectos o entregan bienes y servicios de interés para el Estado. Sin embargo, los procesos de contratación conllevan una serie de complejidades y riesgos que deben ser abordados con cautela pues las multas y sanciones por la indebida ejecución pueden, no solo comprometer financieramente los proyectos que se emprenda, sino además tener responsabilidades de tipo administrativo y penal.

Para evitar la materialización de multas y sanciones, es fundamental que los contratistas presten especial atención a los documentos que conforman el proceso de selección, ya que su revisión minuciosa puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en este tipo de contratos: los detalles son la esencia de los contratos, y en particular de los contratos estatales.

Empecemos por clarificar que en contratación estatal los contratos no se limitan únicamente al contrato en sí. Desde el inicio del proceso selección, la entidad publica una serie de documentos, como son los estudios previos, los pliegos de condiciones, diferentes tipos de anexos como el técnico y el financiero, los cuales en conjunto con el texto del contrato componen el contrato estatal.

Adicional a esto, es importante tener en cuenta que los documentos del proceso de contratación pueden sufrir modificaciones en el desarrollo del mismo proceso. Durante el proceso de una licitación, la entidad contratante puede introducir cambios mediante la modificación completa de un documento o mediante adendas que alteran aspectos específicos. Además, dentro del mismo proceso los interesados pueden hacerle preguntas a la entidad sobre cómo entender apartes de los documentos, y las respuestas que publica la entidad se convierten en el fundamento de interpretación del contrato.

Por tanto, es esencial que los contratistas estén alerta y revisen constantemente las actualizaciones que la entidad pública realice en el SECOP. Estas modificaciones pueden tener un impacto significativo en la interpretación de los documentos y en la ejecución del contrato en sí.

La revisión exhaustiva de los documentos que conforman los contratos estatales es un paso fundamental para los contratistas que desean evitar riesgos innecesarios y maximizar sus oportunidades de éxito. Esto les permite comprender a fondo el proyecto que están a punto de emprender, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la identificación de posibles puntos críticos o riesgos potenciales. Además, una revisión cuidadosa les permite formular observaciones pertinentes durante el proceso de selección, lo que puede influir en la adjudicación del contrato o en la inclusión de cláusulas favorables en el mismo.

Además, contar con un conocimiento completo de los documentos y sus modificaciones les brinda una mayor preparación para afrontar cualquier discusión o controversia que pueda surgir durante la ejecución del contrato, disminuyendo así el riesgo de sanciones, multas o incumplimientos.

Por lo anterior, para que un contrato con el Estado se convierta en una oportunidad real y favorable para un empresario, este debe adentrarse en la complejidad de cada proyecto y revisar cada uno de los documentos que conforman el proceso.

En Altano podemos acompañarlos desde el inicio del proceso de selección, haciendo la revisión minuciosa de los documentos y presentando las observaciones que con ustedes consideremos pertinentes, al igual que en el desarrollo del contrato, si llegan a ser adjudicatarios.

Fecha: 18 de julio de 2023