¡No olvide la reunión ordinaria de la asamblea o junta de su sociedad!

Cada año los socios o accionistas de una sociedad deben reunirse por lo menos una vez, para sostener la reunión ordinaria de la asamblea de accionistas o junta de socios, bajo las reglas que se hayan establecido en los Estatutos Sociales. No hacerlas, podría acarrear sanciones y perjuicios para el representante legal o para la misma sociedad.

Las reuniones ordinarias de asamblea o junta son determinantes para el buen funcionamiento de las organizaciones, ya que tienen como objetivos, entre otros: examinar la situación de la sociedad; conocer y aprobar el informe de los representantes legales; revisar y aprobar las cuentas y balances del año anterior; designar los administradores en caso de ser necesario; tomar decisiones sobre la distribución de utilidades, y los demás temas que establezcan los miembros de la junta o asamblea y su representante legal.

Estas reuniones se realizan en la fecha establecida por los Estatutos Sociales, y a más tardar el último día hábil de marzo. Cuando la reunión no es convocada por el representante legal de la sociedad, el conjunto de accionistas o socios podrán reunirse por derecho propio el primer día hábil de abril, a las 10 de la mañana en el domicilio de la sociedad.

Ahora, el no convocar la reunión ordinaria o no celebrarla, puede causar perjuicios tanto al representante legal como a la sociedad. Como es deber del representante legal convocar la reunión ordinaria de la asamblea o junta de la sociedad, al no hacerlo este incurre en el incumplimiento de sus deberes establecidos en los artículos 23 y siguientes de la Ley 222 de 1995, y, por ende, puede ser sancionado y demandado a través de acciones judiciales cuando algún accionista busque obtener la indemnización de los perjuicios causados.

Además, no celebrar la reunión ordinaria de la asamblea o junta de la sociedad conlleva que los balances del año anterior no se entiendan aprobados, lo cual puede generar perjuicios para la sociedad respecto a poder demostrar a sus accionistas y terceros su situación financiera.

Finalmente, es común que se deje de lado esta obligación cuando se trata de una sociedad por acciones simplificadas con un solo accionista – ya que usualmente el representante legal es el mismo único accionista –, por lo que se siente que pierde sentido realizar dicha reunión. Sin embargo, la única forma de hacer valer ante terceros las decisiones adoptadas, como por ejemplo la aprobación del balance del año anterior, es a través del acta que prueba la realización de la asamblea de accionistas de la sociedad.

Por cuenta de lo dicho, además de otras implicaciones que se encuentran reguladas en la ley, les recomendamos no olvidar realizar la reunión ordinaria de la asamblea o junta de la sociedad, conforme a los términos dispuestos en la normatividad vigente.

Fecha: 17 de febrero de 2022